Der kan være mange grunde til, at et arbejdsmiljø ikke fungerer optimalt – eksempelvis de fysiske rammer, der udfordrer arbejdsklimaet, en sammensætning af medarbejderne, som giver en disharmoni i arbejdsgruppen, et højt sygefravær eller måske misforståelser i kommunikationen – både med hinanden eller mellem leder/medarbejder, der påvirker trivsel hos ledere og medarbejdere i negativ retning.
Fysiske rammer kan man oftest hurtigt lave om på, når det er påpeget. Derimod kan det psykiske arbejdsmiljø, sygefravær og kommunikationsvanskeligheder være mere komplekst at arbejde med. Nogle gange kan udfordringerne være opbygget over lang tid – og der kan være mange følelser involveret i processen.
Får man ikke fokus på udfordringerne i arbejdsklimaet i tide, kan der opstå konflikter eller stress i personalegruppen.
I en travl hverdag sker det, at kommunikationen kan blive undervurderet eller nedprioriteret. Ikke desto mindre kan den være en væsentlig faktor for, hvordan stemningen er i en afdeling eller personale gruppe. Snakken ansigt til ansigt erstattes i højere grad af mails og anden skriftlig kommunikation, hvilket øger risikoen for misforståelser og egen fortolkning. Tit kan det være ubevidste ting, der bliver sagt og gjort, som kan opfattes utilsigtet. Her kan det være godt at få konstruktiv feedback fra en uvildig person. Det kan være et godt værktøj til ledernes daglige ledelse af personalegruppen.